Công suất máy photocopy là thông số kỹ thuật sống còn mà mọi nhân viên quản lý hành chính cần nắm vững để đảm bảo hệ thống in ấn vận hành ổn định và tiết kiệm chi phí. Việc lựa chọn một thiết bị không phù hợp với nhu cầu thực tế, dù là quá tải hay thừa công suất, đều dẫn đến những lãng phí tài chính và gián đoạn công việc đáng tiếc. CÔNG TY TNHH TM-DV KỸ THUẬT NAM VIỆT mang đến giải pháp tư vấn chuyên sâu, giúp doanh nghiệp bóc tách định mức in ấn và sở hữu thiết bị hoàn hảo nhất cho văn phòng.
Công suất máy photocopy được xác định dựa trên tổng số lượng bản in thực tế mỗi tháng và tốc độ xử lý trang trên phút của thiết bị. Để tránh lãng phí, doanh nghiệp cần tính toán nhu cầu sử dụng trung bình, sau đó lựa chọn model có định mức cao hơn khoảng 20% nhằm bảo vệ độ bền linh kiện. Nam Việt hỗ trợ tư vấn giải pháp in ấn tối ưu cho mọi quy mô.
Đối với nhân viên hành chính, việc báo cáo nhu cầu trang thiết bị cần dựa trên số liệu thực tế thay vì cảm tính. Hãy áp dụng quy trình 3 bước sau để xác định công suất máy photocopy cần thiết:
Cách đơn giản nhất là kiểm tra số lượng ram giấy (500 tờ/ram) mà văn phòng sử dụng trong vòng 3 đến 6 tháng gần nhất. Hãy lấy tổng số ram giấy chia cho số tháng để có con số trung bình. Đừng quên cộng thêm khoảng 10% cho các sai số như giấy hỏng hoặc in lỗi.
Văn phòng bạn có kế hoạch tuyển thêm nhân sự hay triển khai dự án mới không? công suất máy photocopy cần phải đáp ứng được cả nhu cầu tăng trưởng trong 1-2 năm tới. Một thiết bị chạy sát ngưỡng giới hạn sẽ rất nhanh hỏng linh kiện sấy và trống (drum).
Nếu văn phòng thường xuyên in các tệp tài liệu dày hàng trăm trang vào cùng một thời điểm (ví dụ: hồ sơ thầu, báo cáo quý), bạn cần một thiết bị có tốc độ in (PPM - Pages Per Minute) cao hơn để tránh tình trạng nhân viên phải xếp hàng chờ đợi, dù tổng lượng in cả tháng không quá lớn.
Dựa trên thị trường thiết bị văn phòng hiện nay, chúng ta có thể chia các dòng máy thành 3 nhóm công suất chính để dễ dàng lựa chọn:
Nhóm công suất thấp (20 - 30 trang/phút): Thích hợp cho các văn phòng nhỏ hoặc phòng ban riêng lẻ với lưu lượng in dưới 5.000 bản/tháng. Ưu điểm là nhỏ gọn nhưng độ bền linh kiện không cao nếu bị ép làm việc quá tải.
Nhóm công suất trung bình (40 - 60 trang/phút): Đây là phân khúc phổ biến nhất cho các máy Photocopy cho văn phòng hiện nay. Các dòng máy như Ricoh MP 5054 hay 5055 đáp ứng tốt cho nhu cầu từ 10.000 đến 30.000 bản/tháng, vận hành cực kỳ bền bỉ và ổn định.
Nhóm công suất lớn (trên 70 trang/phút): Dành cho các đơn vị dịch vụ in ấn, trung tâm đào tạo hoặc các tập đoàn lớn. Thiết bị trong nhóm này được thiết kế để chạy liên tục 24/7 với lượng bản in lên đến hàng trăm ngàn trang mỗi tháng.
Việc lười tính toán hoặc chọn máy theo cảm tính thường dẫn đến hai kịch bản cực kỳ tốn kém cho doanh nghiệp:
Nhiều quản lý vì muốn tiết kiệm chi phí ban đầu nên chọn máy có công suất máy photocopy thấp hơn nhu cầu thực tế. Hệ quả là máy phải hoạt động quá ngưỡng cho phép, dẫn đến nhiệt độ cụm sấy tăng cao, linh kiện nhanh mòn và máy thường xuyên báo lỗi SC. Chi phí sửa chữa và thay thế linh kiện lúc này sẽ cao gấp nhiều lần số tiền tiết kiệm được ban đầu.
Ngược lại, đầu tư một chiếc máy công suất quá lớn cho một văn phòng ít người là sự lãng phí tài nguyên trầm trọng. Máy lớn chiếm diện tích, tiêu thụ điện năng nhiều hơn và chi phí mực in cũng đắt đỏ hơn. Đồng thời, việc máy không được vận hành thường xuyên cũng dễ dẫn đến tình trạng mực bị vón cục hoặc các bộ phận cơ khí bị rỉ sét do độ ẩm.
Nói cách khác, xác định đúng công suất máy photocopy chính là chìa khóa để bảo vệ ngân sách công ty và nâng cao hiệu suất làm việc của bộ phận hành chính. Nam Việt luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn để khảo sát và đưa ra những khuyến nghị thực tế nhất.
Để giúp bạn dễ dàng hình dung, Nam Việt xin gợi ý các model tương ứng với công suất máy photocopy tiêu chuẩn như sau:
Việc hiểu rõ về công suất máy photocopy giúp nhân viên quản lý hành chính tự tin hơn khi đề xuất mua sắm hoặc thuê thiết bị, đồng thời khẳng định được năng lực quản trị hạ tầng văn phòng chuyên nghiệp.
Dưới đây là tổng hợp những câu hỏi mà bộ phận hành chính thường quan tâm khi liên hệ tư vấn tại Nam Việt:
Công suất tối đa (Duty Cycle) là con số mà máy có thể chịu đựng trong điều kiện khắc nghiệt nhất, nhưng nếu chạy ở mức này thường xuyên, máy sẽ hỏng rất nhanh. công suất máy photocopy khuyến nghị là ngưỡng an toàn để linh kiện đạt tuổi thọ cao nhất. Nam Việt luôn khuyên khách hàng chỉ nên sử dụng khoảng 70% công suất tối đa để máy luôn bền.
Khi in 2 mặt, giấy phải đi qua bộ đảo mặt (Duplex), điều này làm tốc độ ra bản in chậm hơn một chút nhưng không làm thay đổi công suất máy photocopy tổng thể. Tuy nhiên, in 2 mặt giúp tiết kiệm giấy và bảo vệ môi trường, nên đây vẫn là tính năng được khuyến khích sử dụng thường xuyên trong các văn phòng hiện đại.
Thực tế là các dòng máy có công suất máy photocopy lớn đời mới 2026 tích hợp công nghệ AI và chế độ tiết kiệm điện rất tốt. Khi ở trạng thái chờ, lượng điện tiêu thụ gần như tương đương với máy nhỏ. Sự khác biệt chỉ xảy ra khi máy đang thực hiện lệnh in lớn, nhưng bù lại thời gian hoàn thành công việc nhanh hơn, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân sự.
Dấu hiệu dễ nhận biết nhất là máy hay bị kẹt giấy dù giấy mới, bản in bị mờ hoặc có mùi khét nhẹ từ cụm sấy do phải hoạt động quá công suất nhiệt. Nếu gặp tình trạng này, bạn nên xem xét việc nâng cấp lên thiết bị có công suất máy photocopy cao hơn hoặc chia bớt tải sang một thiết bị khác để bảo vệ máy.
Chắc chắn là có. Đối với khách hàng sử dụng dịch vụ thuê máy Photocopy cho văn phòng, Nam Việt hỗ trợ đổi máy có công suất phù hợp hơn hoàn toàn miễn phí nếu nhu cầu in ấn của bạn tăng đột biến. Chúng tôi cam kết luôn đồng hành để đảm bảo hệ thống của bạn vận hành trơn tru nhất.
Nếu văn phòng bạn có những tháng in rất ít nhưng có những tháng in cực nhiều (phục vụ dự án), hãy chọn máy dựa trên công suất của tháng cao điểm nhất. Điều này đảm bảo máy không bị hỏng hóc giữa chừng khi bạn đang cần hoàn thành tiến độ dự án quan trọng. công suất máy photocopy dư dả một chút luôn tốt hơn là thiếu hụt.
Thực tế là khi bạn chọn đúng thiết bị, mọi quy trình giấy tờ trong văn phòng đều trở nên mạch lạc và dễ dàng hơn. CÔNG TY TNHH TM-DV KỸ THUẬT NAM VIỆT với đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng lắng nghe và đưa ra những giải pháp thiết thực nhất cho quý doanh nghiệp. Hãy để chúng tôi giúp bạn loại bỏ nỗi lo về việc hỏng hóc thiết bị, để bạn tập trung hoàn toàn vào công việc chuyên môn của mình.
>>> Xem thêm: Nhóm công suất máy photocopy tiết kiệm dành cho văn phòng
Dịch vụ cung cấp thiết bị của CÔNG TY TNHH TM-DV KỸ THUẬT NAM VIỆT mang đến sự an tâm tuyệt đối thông qua quy trình tư vấn kỹ thuật chuyên sâu và tận tâm. Chúng tôi hiểu rằng việc lựa chọn đúng công suất máy photocopy là nền tảng cốt lõi để duy trì hiệu suất làm việc bền vững và giảm thiểu mọi chi phí sửa chữa phát sinh cho doanh nghiệp. Với kho máy hiện đại và đội ngũ kỹ thuật trực chiến hỏa tốc 30 phút, Nam Việt cam kết luôn đồng hành cùng quý khách hàng trong suốt quá trình vận hành. Hãy để chúng tôi trở thành đối tác tin cậy, giúp bạn kiến tạo một hạ tầng văn phòng thông minh, tinh gọn và chuyên nghiệp nhất.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH MÁY VĂN PHÒNG NAM VIỆT
Địa chỉ: 56 Vĩnh Nam, phường Xóm Củi, quận 8, TP.HCM
Đường dây nóng: 0908687031
Email: mayphotocopynamviet@gmail.com
Trang web: mayinnhanh.vn
